Administration, anvendelse og leje af Åtoftens fælleshus.
Opdateret januar 2021
A. Almindelige regler
1. Bygningen ejes af Åtoftens Grundejerforening. Fælleshuset er primært til rådighed for fællesaktiviteter i Åtoften, men kan også udlejes til medlemmer af Åtoftens Grundejerforening på vilkår som nævnt i dette notat.
2. Grundejerforeningen forestår som ejer den almindelige vedligeholdelse af bygningen. Grundejerforeningen forsikrer huset samt mur og nagelfast udstyr.
3. Bestyrelsen i Åtoftens Grundejerforening nedsætter en fælleshusgruppe. Fælleshusgruppen forestår den daglige drift af fælleshuset. Fælleshusgruppen udpeger en koordinator. Navne og husnumre på fælleshusgruppens medlemmer og koordinatoren fremgår af Åtoftens hjemmeside.
4. Fælleshusgruppen står til ansvar over for bestyrelsen for de driftsmæssige aspekter i forbindelse med fælleshuset.
5. Bestyrelsen fastsætter regler for anvendelsen af fælleshuset. Bestyrelsen fastsætter ligeledes – efter forslag fra fælleshusgruppen – prisen for leje af fælleshuset.
6. Tvivlstilfælde og eventuelle tvistigheder afgøres af grundejerforeningens bestyrelse.
B. Reservation af fælleshuset
1. Benyttelse af fælleshuset til møder eller aktiviteter forudsætter generelt, at man har forhåndsreserveret huset hos koordinatoren eller et medlem af fælleshusgruppen.
2. Det er kun medlemmer af Åtoftens Grundejerforening, der kan reservere eller leje huset til fællesaktiviteter eller til private formål. Ved reservation – uanset om der er tale om fælles- eller private aktiviteter – skal det fremgå, hvem der er ansvarlig for arrangementet. Den ansvarlige skal være til stede under hele arrangementet.
3. Reservationer kan foretages 12 mdr. frem og er gældende i den rækkefølge, de indløber og bekræftes af fælleshusets koordinator, der står for udlejningen.
4. Reservationen foretages via Åtoftens hjemmeside under ”Kontakt”, ”Fælleshusgruppen”. Her sendes en mail til fælleshusgruppen med angivelse af afsender og arrangementets art. Koordinator mailer herefter hurtigst muligt tilbage om, hvorvidt huset er ledigt på den ønskede dato.
C. For fællesaktiviteter gælder
1. Fællesaktiviteter defineres som arrangementer, der er ”annonceret” på Åtoftens hjemmeside, og som tilbydes alle beboere i Åtoften. Som sådanne aktiviteter kan nævnes: Fællesmøder, fællesspisning og Café arrangementer. Filmforevisninger og musik arrangementer. Samt udstillinger, foredrag og lignende.
2. Herudover bliver fælleshuset anvendt til bestyrelsesmøder samt til arbejdsmøder i de nedsatte udvalg og arbejdsgrupper i grunderejerforeningens regi.
3. For fælles aktiviteter gælder generelt, at der (udover evt. nødvendig brugerbetaling) ikke må være tale om kommercielle interesser i forbindelse med afholdelsen af eller deltagelse i arrangementet.
4. For alle fælles aktiviteter gælder, at det klart skal fremgå, at de primært tilbydes Åtoftens Grundejerforenings medlemmer, og at disse har fortrinsret. Gæster udefra vil dog undtagelsesvist og efter forudgående aftale med fælleshusgruppen kunne deltage.
5. Leje af fælleshuset i forbindelse med fælles aktiviteter er generelt gratis, men der kan i forbindelse med særlige arrangementer blive tale om leje til dækning af særlige omkostninger (f.eks. rengøring). Sådan leje skal altid aftales på forhånd mellem den/de ansvarlige og koordinator.
6. Såfremt deltagelse i fælles aktiviteter kun kan tilbydes en begrænset del af grundejerforeningens medlemmer, kan fælleshusgruppen undtagelsesvist tillade dette og samtidig beslutte om der skal betales leje, og i givet fald hvad der skal betales.
D. For udlejning til private arrangementer gælder
1. Koordinatoren udarbejder en løbenummereret lejeaftale for det enkelte arrangement, der underskrives af den ansvarlige lejer og opbevares hos koordinatoren.
2. Leje af fælleshuset i forbindelse med private arrangementer udgør pr. 1/1-2021 kr. 1.000,-
3. Lejen indbetales ved modtagelsen af lejeaftalen på konto regnr. 1329 kontonr. 0307253968
4. Nøglen til fælleshuset udleveres af koordinator kl. 12.00 dagen før lejemålet – eller efter nærmere aftale. Nøglen afleveres til koordinator kl. 12.00 dagen efter lejemålet, medmindre andet er aftalt.
5. Lejeren modtager et eksemplar af notatet: Regler for oprydning og rengøring efter leje af fælleshuset.
E. Ordensregler
- Den husejer, som har ansvaret for arrangementet, skal sørge for, at der ikke påføres fælleshusets naboer gener.
2. De asfalterede arealer omkring fælleshuset må ikke benyttes til fest.
3. Arrangementer skal normalt slutte senest kl. 24.00 – fredag og lørdag kan der dog ske benyttelse til kl. 01.00.
4. Efter arrangementet har den ansvarlige arrangør/lejer ansvaret for, at fælleshuset afleveres som nævnt i reglerne (omtalt i pkt. D 5).
5 Skader skal straks meddeles til koordinator. Udbedring af skader på inventar – dog ikke på porcelæn og glas – betales af skadevolderen jf. underskreven lejeaftale.
6. Manglende overholdelse af ovennævnte kan medføre, at den grundejer, der har ansvaret for arrangementet, fratages retten til at leje fælleshuset.
F. Administration og økonomi
1. Driften af fælleshuset skal i princippet hvile økonomisk i sig selv, idet grundejerforeningen dog betaler lys og varme.
2. Lejebetalingen skal dække udgifter til rengøring efter hvert arrangement samt udgifter til løbende supplering af glas, porcelæn, bestik og andre køkkenting samt rengøringsmidler. Endelig skal lejebetalingen dække udgifter til løbende vedligeholdelse af fælleshuset, herunder en årlig lakering af gulvet.
G. Beskrivelse af fælleshuset
I fælleshuset er det muligt at dække op til mellem 40 og 50 personer. Der er 7 borde og 60 stole til rådighed. Der findes porcelæn, serveringsfade, kaffekopper, bestik og diverse glas. Køkkenet indeholder komfur med ovn, køleskab med fryser og opvaskemaskine. Desuden er der kaffemaskiner, mikrobølgeovn og elkedel.
Der findes forskellige slags duge. Nogle skal efter brug, for brugernes regning, sendes på vaskeri.
Forud for leje af fælleshuset er det efter aftale muligt at besigtige lokalerne.
Bestyrelsen, januar 2021