Åtoften Grundejerforening
Opsamling - Beboermøde den 20. november 2007 i Fælleshuset
Der var et pænt fremmøde - anslået ca 60 beboere.
Bestyrelsen (Inger Schrøder, Claus Andersen, Jacob Mortensen, Leif Egeholm Nielsen og Martin Hilsted) startede med at præsentere sig.
Det blev slået fast, at der var tale om et beboermøde med formålet at drøfte grundejerforeningens arbejde og ikke at træffe beslutninger.
På baggrund af løs snak i bebyggelsen redegjorde bestyrelsen for praksis vedrørende dækning af bestyrelsesmedlemmernes udgifter:
- Der dækkes udgifter til porto, papir, printerpatroner og lignende udgifter efter regning.
- Der ydes ikke dækning af internetopkopling, telefon, hverken fastnet eller mobiltelefon til bestyrelsens medlemmer eller deres familie. Grundejerforeningen har én mobil telefon og en internetopkopling - Daniels i varmecentralen.
- Der ydes 200 kr til det bestyrelsesmedlem der lægger hus til bestyrelsesmøder til dækning af kaffe, kage, lidt brød, lidt vin eller hvad der serveres.
- Bestyrelsesmedlemmerne og deres ægtefæller/samlevere inviteres en gang årligt til en middag. Den er oftest blevet afholdt i fælleshuset, hvor også en eller flere aktive beboergrupper på skift inviteres. Den siddende bestyrelse overvejer at lade den årlige bestyrelsesmiddag foregå på en restaurant.
Herefter redegjorde bestyrelsen for igangværende projekter:
- Klinkearbejder - som forløber planmæssigt
- Legepladsen, som forventes færdig før jul
- Ekstern gartnerbistand, som fremover vil blive inddraget ca hvert andet år for at nå til bunds i de arbejdsopgaver, Daniel ikke kan nå i det daglige (information er lagt på hjemmesiden)
Herefter drøftedes følgende:
Ekstern / intern administration af grundejerforeningen
Claus Andersens bebudede afgang som kasserer giver anledning til en drøftelse af hvordan grundejerforeningen fremover skal administreres. Uagtet at vi overgår til at anvende Datamann, og uagtet at Claus giver udtryk for at det vil være en lettelse for en kommende kasserer, er det væsentligt at overveje hvilke muligheder der er for den fremtidige drift.
Det blev diskuteret om grundejerforeningens bestyrelse skal være et forum for overordnede holdningsmæssige drøftelser, og ikke en gruppe der står for det administrative arbejde.
Ekstern administration vil yderligere gøre bestyrelsesarbejdet mindre sårbart for udskiftning i bestyrelsen.
Det er muligt at købe sig til administrativ bistand på forskelligt niveau. Bestyrelsen havde før mødet modtaget skriftlig henvendelse fra en beboer om firmaer der påtager sig sådant arbejde, der blev på mødet fremsat flere eksempler på muligheder og bestyrelsen har selv indhentet et par tilbud. Endvidere har bestyrelsen modtaget en henvendelse fra Ralf Grimsehl, 82, som er villig til at indgå som kasserer i bestyrelsen.
Åtoften Grundejerforening
Bestyrelsen ønsker at undersøge alle både nuværende og alternative muligheder og drøfte disse i løbet af vinteren. På baggrund heraf fremsættes forslag til generalforsamlingsbeslutning.
Information og kommunikation
Bestyrelsen vil fremover informere og kommunikere over hjemmesiden. De beboere der ikke har internetadgang vil fremover kunne få en kopi hos Daniel - desuden har bl.a. Anne Marie Baszkiewicz, 189 A og Kirsten Lave, 112 tilbudt at uddele materiale til de ca 10 beboere, der ikke er på nettet.
Hjemmeside
I forbindelse hermed blev hjemmesiden diskuteret. Der ligger forslag til ny hjemmeside og bestyrelsen arbejder videre med dette. De blev fra nogle beboere ytret ønske om en mailingliste, som kan anvendes når der er nye oplysninger på hjemmesiden. Bestyrelsen vil ikke kunne påtage sig at ajourføre en mailingliste, men det vil formentlig kunne kobles til hjemmesiden, så den enkelte beboer er ansvarlig for ajourføring af mail-adresser. Kirsten Anttila, 111 tilbød sig som ansvarlig for en evt. mailingliste.
Vedtægter
Der er almindelig enighed om at bestyrelsen er sårbar, når der kun er 5 medlemmer og ikke nogle suppleanter. Flere beboere har tilbudt sig i en gruppe der arbejder med revision af vedtægterne, mens der fra anden side blev opfordret til at der indgår en jurist i arbejdet. Bestyrelsen gjorde opmærksom på at vedtægterne sidst er revideret for 3 år siden og at vedtagelse af vedtægter skal ske på to generalforsamlinger og tiltrædes af kommunen.
Bestyrelsen vil arbejde videre med ønsket om revision af vedtægter.
Arbejdsgrupper
Afslutningsvis blev igangværende grupper gennemgået og behov for nye blev kort drøftet. Erfaringen er, at bestyrelsesmedlemmet i gruppen meget let bliver initiativ-tager og ansvarlig for gruppens arbejde. For en bredere aktivitet blandt beboerne ønskes dette ændret.
Bestyrelsen foreslår derfor, at det fremover er et gruppemedlem, der er kontaktperson mellem bestyrelse og gruppe, og ikke som nu ikke et medlem af bestyrelsen der indgår i gruppen. Bestyrelsen vil fortsat have et medlem knyttet til den enkelte gruppe, men medlemmet skal ikke nødvendigvis deltage i gruppernes møder og slet ikke være ansvarlig for indkaldelse, tilbagemelding mm.
Ligeledes ønsker bestyrelsen at arbejdsgrupperne udarbejder en kort formålsbeskrivelse som er tilgængelig på hjemmesiden.
Beboere kunne give tilkendegivelse om at de ønskede at indgå i arbejdet. Bestyrelsen vil sørge for at grupperne får et oplæg, hvoraf ansvar og rammer for arbejdet fremgår. I følgende gennemgang nævnes såvel siddende som nye medlemmer af grupperne:
Arbejdsgruppe
(først nævnte person skrevet i kursiv er kontaktperson
til bestyrelsen)
Kontaktperson i bestyrelsen:
- Affaldsgruppen
-
- Finn Elmgreen, 102
- Hans Lund, 81
- Anker Schrøder, 136
- Inger Schrøder, 136
- Antennegruppen
-
- Poul Henrik Jørgensen, 85
- Jesper Bakka, 115
- Birger Ullstad, 185
- Paul, ???
- Leif Egeholm Nielsen, 188
- Børnegruppen
-
- Ulrikke, 162
- Joan Bakka, 115
- Jenny, 159D
- Martin Hilsted, 143
- Fælleshusgruppen
-
- Bente Stamp (koordinator), 33
- Anne Lundedal, 193
- Martin Hilsted, 143
- Grøn Gruppe
-
- Susanne Møldrup, 189B
- Steen Allin, 123
- Jørn Lauritzen, 126
- Gøran Anttila, 111
- Inger Schrøder, 136
- Hjemmesidegruppe
-
- Jesper Bakka, 115
- Marianne Bergendorff, 102
- Georg Gottschalk, 56
- Kirsten Anttila, 111
- Leif Egeholm Nielsen, 188
- Klinkegruppen
-
- Hans Lund, 81
- Preben Basse, 25
- Gøran Anttila, 111
- Jacob Mortensen, 23
- Legepladsgruppe
-
- Jacob Mortensen, 23
- Leif Egeholm Nielsen, 188
- Martin Hilsted, 143
- Carsten Enevold, 174
- Jacob Mortensen, 23
- Om- og Tilbygningsgruppe
-
- Finn Elmgreen, 102
- Hans Lund, 81
- Knud Bech, 101
- Inger Schrøder, 136
- Tennisgruppen
-
- Jacob Mortensen, 23
- Gøran Anttila, 111
- Varmegruppen
-
- Peter Steen, 27
- Ole Kongslev, 47
- Leif Egeholm Nielsen, 188
Inger Schrøder
9. december 2007